کترینگ شرکتی؛ راهنمایی برای مسئول اداری که باید غذای شرکت را حل کند
کترینگ شرکتی پارسافود برای مدیران اداری و منابع انسانی؛ ناهار روزانه کارکنان، پذیرایی جلسات، رویدادهای بزرگ و مناسبت‌ها (افطاری، یلدا، پایان سال)، قرارداد یا سفارش موردی، فاکتور و پرداخت، و انتخاب کترینگ مناسب.
اگر در شرکتی مسئول امور اداری، منابع انسانی یا تدارکات هستید، احتمالاً غذا یکی از کارهایی است که مدام روی میزتان برمی‌گردد. ناهار کارکنان که هر روز باید برسد و هر هفته کسی از آن شکایت دارد. جلسه هیئت‌مدیره که پذیرایی‌اش باید آبرومند باشد. افطاری کارکنان، جشن پایان سال، شب یلدا. و هر بار، همان سؤال‌ها: از کجا سفارش بدهیم؟ چقدر؟ فاکتور می‌دهند؟ اگر غذا دیر برسد چه؟
این صفحه برای شما نوشته شده. کترینگ شرکتی را به چهار نوع نیاز تقسیم کرده‌ایم، چون هرکدام منطق و شکل قرارداد متفاوتی دارد، و در انتها به سؤال‌های اداری و مالی پرداخته‌ایم که معمولاً در صفحه‌های تبلیغاتی کترینگ‌ها جوابی ندارند.
نیاز اول: ناهار روزانه کارکنان
ویژگی. تکراری، هر روز کاری، تعداد نسبتاً ثابت، بودجه مشخص برای هر نفر.
چالش اصلی. تنوع. کارکنانی که هر روز از یک جا غذا می‌خورند، بعد از چند هفته خسته می‌شوند. منوی چرخشی هفتگی یا ماهانه، امکان انتخاب بین دو سه غذا، و گزینه سبک یا رژیمی، رضایت را خیلی بالاتر می‌برد.
شکل همکاری. معمولاً قرارداد ماهانه یا بلندمدت با قیمت ثابت برای هر پرس، و اعلام تعداد روزانه یا هفتگی.
جزئیات کامل این نیاز را در ناهار سازمانی نوشته‌ایم.
نیاز دوم: پذیرایی جلسات
ویژگی. موردی، تعداد کم تا متوسط، اهمیت بالای ظاهر و کیفیت (مخصوصاً وقتی مهمان بیرونی یا مدیران ارشد هستند).
چالش اصلی. زمان. جلسه‌ای که ساعت ۱۰ شروع می‌شود، پذیرایی‌اش باید ساعت ۹ و ۴۵ دقیقه آماده باشد، نه ساعت ۱۰ و ربع. و غذایی که در اتاق جلسه خورده می‌شود، نباید بوی تند یا ریخت‌وپاش زیاد داشته باشد.
شکل همکاری. سفارش موردی، یا بسته‌های از پیش تعریف‌شده که با یک تماس سفارش داده می‌شوند. برای پذیرایی میان‌جلسه، سرویس کافی‌بریک را ببینید.
نیاز سوم: رویدادهای بزرگ
ویژگی. همایش، سمینار، رونمایی محصول، جشن سالگرد شرکت. تعداد بالا، برنامه‌ریزی از چند هفته قبل، گاهی در محلی بیرون از شرکت.
چالش اصلی. هماهنگی. رویداد بزرگ با برنامه دقیق زمانی، چند نوبت پذیرایی (کافی‌بریک صبح، ناهار، کافی‌بریک عصر) و گاهی مهمانان بیرونی که تصویر شرکت را می‌سازند.
شکل همکاری. قرارداد موردی برای همان رویداد. جزئیات را در کترینگ همایش ببینید.
نیاز چهارم: مناسبت‌ها
ویژگی. افطاری در ماه رمضان، شب یلدا، جشن نوروز یا پایان سال، روز کارمند، مراسم بازنشستگی یا خداحافظی همکار.
چالش اصلی. این‌ها برای کارکنان معنای عاطفی دارند و قرار است حس قدردانی بسازند. غذای معمولی در ظرف یک‌بار مصرف، این حس را نمی‌سازد. کمی توجه به منوی مناسبتی (مثلاً آجیل و انار و هندوانه برای یلدا، سفره کامل افطار برای رمضان) تفاوت بزرگی ایجاد می‌کند.
شکل همکاری. سفارش موردی، معمولاً با چند هفته فاصله. برای افطاری، کترینگ افطاری را ببینید.
جدول چهار نیاز
| نیاز | تکرار | تعداد | چالش اصلی | شکل همکاری |
|---|---|---|---|---|
| ناهار روزانه | هر روز | ثابت | تنوع و یکنواختی | قرارداد ماهانه یا بلندمدت |
| جلسات | موردی، گاهی مکرر | کم تا متوسط | زمان و ظاهر | موردی یا بسته‌های آماده |
| رویداد بزرگ | چند بار در سال | زیاد | هماهنگی چندنوبتی | قرارداد موردی |
| مناسبت‌ها | سالانه | متوسط تا زیاد | حس قدردانی | موردی |
سؤال‌های اداری و مالی
فاکتور و مدارک
بیشتر شرکت‌ها برای پرداخت به فاکتور رسمی یا مدارک مشخصی نیاز دارند. نوع فاکتور و مدارکی که می‌توانیم ارائه کنیم را پیش از شروع همکاری بپرسید تا روند پرداخت در واحد مالی شما گیر نکند.
شرایط پرداخت
برای سفارش موردی، معمولاً بیعانه و تسویه بعد از مراسم؛ برای قرارداد بلندمدت، تسویه دوره‌ای (مثلاً ماهانه). شرایط دقیق را هنگام مذاکره مشخص کنید.
تغییر تعداد
در ناهار روزانه، تعداد هر روز ممکن است فرق کند (مرخصی، مأموریت). مهلت اعلام تعداد روزانه و اینکه تا چه ساعتی می‌شود تعداد را کم یا زیاد کرد، از مهم‌ترین بندهای قرارداد است.
مسئولیت تأخیر یا مشکل کیفیت
پیش از قرارداد بپرسید اگر غذا دیر برسد یا مشکلی در کیفیت باشد، روند رسیدگی چیست. کترینگی که این را روشن توضیح بدهد، معمولاً جدی‌تر کار می‌کند.
تقویم غذایی یک سال در یک شرکت فرضی
فرض کنید شرکتی ۱۲۰ نفره در تهران است. یک سال غذایی‌اش ممکن است این شکل را داشته باشد:
| زمان | نیاز | شکل |
|---|---|---|
| همه روزهای کاری | ناهار کارکنان | قرارداد ماهانه، منوی چرخشی دوهفته‌ای |
| هر ماه | جلسه هیئت‌مدیره | پذیرایی ۱۰ نفره با کیفیت بالاتر |
| ماه رمضان | افطاری کارکنان | یک یا دو شب، سفره کامل افطار |
| آذر | شب یلدا | پذیرایی عصر با آجیل، انار، هندوانه و شیرینی |
| اسفند | جشن پایان سال | شام یا ناهار مجلسی با بوفه |
| یک بار در سال | همایش سالانه با مشتریان | ۲۵۰ نفر، دو کافی‌بریک و ناهار |
| موردی | خداحافظی همکار، روز کارمند | کیک و پذیرایی ساده |
این تقویم فرضی است؛ ولی نشان می‌دهد چرا بسیاری از شرکت‌ها ترجیح می‌دهند همه این‌ها را با یک کترینگ هماهنگ کنند: یک رابط، یک روند پرداخت، و کترینگی که شرکت و سلیقه کارکنانش را می‌شناسد.
چطور کترینگ مناسب شرکت را انتخاب کنیم؟
از نگاه یک مسئول اداری، این‌ها مهم‌ترین معیارهاست:
- نظم در زمان تحویل. برای ناهار روزانه، این مهم‌تر از هر چیز است. کترینگی که هفته‌ای دو بار دیر می‌رسد، هر روز شکایت تولید می‌کند.
- ثبات کیفیت. غذای روز اول همه کترینگ‌ها خوب است؛ غذای ماه سوم مهم است. دوره آزمایشی برای سنجیدن همین است.
- پاسخ‌گویی. وقتی مشکلی پیش می‌آید، چقدر سریع جواب می‌دهند؟
- انعطاف در تعداد. اعلام تعداد روزانه تا چه ساعتی، و تغییر در لحظه آخر.
- شفافیت مالی. قیمت روشن، فاکتور مناسب، روند پرداخت مشخص.
- تنوع منو و گزینه‌های رژیمی. برای کارکنانی که گیاه‌خوارند، رژیم دارند یا غذای سبک‌تر می‌خواهند.
بازخورد کارکنان
یکی از کارهایی که کیفیت ناهار سازمانی را در طول زمان بالا نگه می‌دارد، گرفتن بازخورد منظم از کارکنان است؛ مثلاً یک نظرسنجی کوتاه ماهانه درباره غذاهایی که دوست داشتند و نداشتند. این بازخورد را با کترینگ به اشتراک بگذارید؛ منوی چرخشی را می‌شود بر اساس آن تنظیم کرد. غذایی که مدام برمی‌گردد، باید از منو حذف شود.
چند شعبه یا چند ساختمان
اگر شرکت چند شعبه یا ساختمان در نقاط مختلف شهر دارد، ارسال به همه آن‌ها از یک کترینگ ممکن است، ولی زمان‌بندی و هزینه حمل را تغییر می‌دهد. آدرس همه شعبه‌ها و تعداد هرکدام را از ابتدا بگویید تا برنامه ارسال واقع‌بینانه باشد.
بسته‌بندی و پسماند
ناهار روزانه برای صد نفر، یعنی صد ظرف یک‌بار مصرف در روز. اگر برای شرکت شما کاهش پسماند مهم است، درباره ظرف‌های قابل بازگشت یا سرو در ظرف‌های غذاخوری شرکت (اگر سالن غذاخوری دارید) بپرسید.
اشتباه‌های رایج در کترینگ شرکتی
انتخاب فقط بر اساس کمترین قیمت. در ناهار روزانه، تفاوت چند هزار تومانی در هر پرس، در برابر نارضایتی هرروزه کارکنان و زمانی که صرف رسیدگی به شکایت‌ها می‌شود، ناچیز است.
قرارداد بلندمدت بدون دوره آزمایشی. اگر کیفیت افت کرد، دست شرکت بسته است.
یک منوی ثابت برای همه. کارکنانی که رژیم، بیماری یا محدودیت غذایی دارند، یا بی‌غذا می‌مانند یا غذا را از بیرون سفارش می‌دهند.
دیر هماهنگ کردن مناسبت‌ها. افطاری و پایان سال، زمان‌هایی‌اند که همه شرکت‌ها هم‌زمان سفارش می‌دهند. چند هفته زودتر هماهنگ کنید.
نداشتن یک رابط ثابت. وقتی هر بار کسی دیگر سفارش می‌دهد، جزئیاتی مثل ساعت تحویل، طبقه و نام تحویل‌گیرنده گم می‌شود.
پذیرایی برای مهمانان بیرونی
وقتی مهمان شرکت مشتری، سرمایه‌گذار یا هیئت خارجی است، پذیرایی بخشی از تصویر شرکت است. چند نکته: ظرف چینی یا ظرف یک‌بار مصرف باکیفیت به‌جای ظرف ساده؛ غذای بدون بوی تند و آسان برای خوردن در حین گفت‌وگو؛ و اگر مهمان خارجی است، پرسیدن درباره محدودیت‌های غذایی‌اش از قبل.
سؤالات متداول
برای شرکت‌های کوچک هم خدمات دارید؟
بله؛ برای ناهار روزانه، حداقل تعداد را هنگام تماس بپرسید. برای جلسات و مناسبت‌ها، سفارش با تعداد کم هم ممکن است.
می‌شود اول یک دوره آزمایشی داشت؟
برای ناهار روزانه، شروع با یک دوره کوتاه پیش از قرارداد بلندمدت منطقی است. شرایطش را هنگام تماس بپرسید.
هزینه کترینگ شرکتی چقدر است؟
به نوع نیاز، تعداد و منو بستگی دارد. برای نرخ‌های ناهار کارکنان، قیمت ناهار شرکتی را ببینید.
برای کارکنانی که رژیم خاص دارند چه گزینه‌ای هست؟
در ناهار روزانه، معمولاً می‌شود کنار منوی اصلی یک گزینه سبک، گیاهی یا رژیمی گذاشت. تعداد این افراد و نوع نیازشان را هنگام قرارداد بگویید تا در برنامه بیاید.
اگر یک روز تعداد خیلی کمتر شد چه می‌شود؟
مهلت اعلام تغییر تعداد در قرارداد مشخص می‌شود. هرچه زودتر اعلام کنید، تغییر راحت‌تر انجام می‌شود؛ برای تعطیلی‌های ناگهانی هم روند مشخصی در قرارداد بگذارید.
برای جشن‌های مناسبتی شرکت مثل یلدا یا نوروز چه پیشنهادی دارید؟
مناسبت‌ها فرصتی برای قدردانی از کارکنان‌اند و پذیرایی‌شان باید کمی متفاوت از ناهار روزانه باشد. برای یلدا، انار، هندوانه، آجیل و شیرینی کنار یک شام یا عصرانه گرم؛ برای پایان سال و نوروز، شیرینی و میوه یا ناهار مجلسی‌تر مثل سبزی‌پلو با ماهی. این مناسبت‌ها را چند هفته زودتر هماهنگ کنید، چون هم‌زمان با بسیاری از شرکت‌های دیگر سفارش داده می‌شوند.
قدم بعد
نوع نیاز (ناهار روزانه، جلسه، رویداد یا مناسبت)، تعداد تقریبی، محل شرکت و بودجه را بفرستید تا پیشنهاد بگیرید.
ثبت سفارش و مشاوره
نظرات (۰)
نظر یا تجربه‌تان را با خواننده‌های مجله به‌اشتراک بگذارید.
هنوز نظری ثبت نشده است. اولین نفر باشید.