کترینگ همایش؛ پذیرایی در دل یک برنامه زمانی فشرده
کترینگ همایش، سمینار و کنفرانس؛ سه محدودیت اصلی (زمان استراحت کوتاه، فضای سالن، مخاطب متنوع)، منوی یک روز همایش، کافی‌بریک و ناهار، ناهار بوفه یا جعبه‌ای، تعداد نیرو و هماهنگی با برگزارکننده. ثبت سفارش در پارسافود.
پذیرایی همایش با هر مراسم دیگری فرق دارد. در عروسی یا مهمانی، غذا بخشی از خود مراسم است و مهمان وقت دارد. در همایش، غذا در فاصله بین سخنرانی‌ها می‌آید؛ استراحت‌هایی که ۱۵ تا ۴۵ دقیقه‌اند و صدها نفر هم‌زمان در آن‌ها می‌خواهند چای بخورند، ناهار بگیرند، با هم صحبت کنند و سر وقت به سالن برگردند. اگر پذیرایی کند باشد، برنامه کل روز به هم می‌ریزد.
این صفحه کترینگ همایش را از دید سه محدودیت اصلی همایش‌ها نگاه می‌کند، چون تقریباً همه تصمیم‌ها از همین سه می‌آیند: زمان، فضا و مخاطب. بعد یک منوی نمونه برای یک روز کامل همایش آمده است.
محدودیت اول: زمان
مسئله. استراحت‌های همایش کوتاه‌اند و از قبل مشخص. ۲۰۰ نفر در ۲۰ دقیقه کافی‌بریک باید چای یا قهوه و یک خوراکی بگیرند. در ۴۵ دقیقه ناهار باید غذا بگیرند، بخورند و برگردند.
پیامدها برای پذیرایی:
- آماده بودن پیش از استراحت. همه چیز باید ۱۰ تا ۱۵ دقیقه پیش از پایان جلسه چیده شده باشد؛ نه وقتی مهمانان بیرون آمدند.
- چند نقطه سرو. یک میز چای برای ۲۰۰ نفر یعنی صفی که نصف استراحت را می‌خورد. چند ایستگاه در نقاط مختلف.
- غذای سریع. غذاهایی که سریع کشیده و خورده می‌شوند. کبابی که باید روی سیخ از هم جدا شود، یا غذایی که با کارد و چنگال سخت خورده می‌شود، کار را کند می‌کند.
- هماهنگی با برگزارکننده. اگر جلسه‌ای ۱۵ دقیقه طول کشید، تیم پذیرایی باید بداند.
محدودیت دوم: فضا
مسئله. بیشتر سالن‌های همایش برای نشستن و گوش دادن طراحی شده‌اند، نه برای غذا خوردن. پذیرایی معمولاً در لابی، راهرو یا سالن جانبی است.
پیامدها برای پذیرایی:
- ناهار ایستاده یا نشسته؟ اگر سالن جانبی میز و صندلی دارد، ناهار بوفه نشسته. اگر نه، ناهار جعبه‌ای یا ناهار ایستاده با غذای قابل‌خوردن ایستاده.
- امکانات برق و گرم‌کن. لابی‌ها اغلب برق کافی برای گرم‌کن ندارند.
- پسماند. صدها لیوان و ظرف در یک فضای کوچک؛ سطل‌ها و جمع‌آوری مرتب لازم است.
- بو. غذایی که بوی تند دارد (پیاز زیاد، ماهی) در لابی همایش، تا ساعت‌ها در فضا می‌ماند.
محدودیت سوم: مخاطب
مسئله. شرکت‌کنندگان همایش از سنین، سلیقه‌ها و گاهی ملیت‌های مختلف‌اند. برخی سخنران و مهمان ویژه‌اند. برخی رژیم یا محدودیت غذایی دارند.
پیامدها برای پذیرایی:
- منوی همه‌پسند. غذاهای آشنا و نه خیلی تند یا خاص.
- گزینه گیاهی و سبک. همیشه، با برچسب.
- پذیرایی جداگانه برای سخنرانان و مهمانان ویژه. گاهی در اتاق جداگانه یا با سرو سر میز.
- مهمانان خارجی. اگر هستند، محدودیت‌های غذایی‌شان را از قبل بپرسید و برچسب‌ها را دوزبانه بنویسید.
جدول سه محدودیت
| محدودیت | مسئله | راه‌حل |
|---|---|---|
| زمان | استراحت کوتاه، جمعیت زیاد | آماده‌سازی پیش از استراحت، چند ایستگاه، غذای سریع |
| فضا | سالن برای غذا طراحی نشده | ناهار جعبه‌ای یا ایستاده، مدیریت پسماند و بو |
| مخاطب | متنوع و گاهی رسمی | منوی همه‌پسند، گزینه گیاهی، پذیرایی ویژه |
منوی نمونه یک روز همایش
| زمان | بخش | منوی پیشنهادی |
|---|---|---|
| پیش از شروع | پذیرش و خوش‌آمد | چای، قهوه، آب، کیک یا شیرینی خشک |
| استراحت صبح | کافی‌بریک اول | چای و قهوه، کیک، کلوچه یا مینی ساندویچ، میوه |
| ظهر | ناهار | دو غذای اصلی (یکی مرغ یا گوشت، یکی سبک‌تر)، سالاد، دوغ و نوشابه؛ گزینه گیاهی |
| استراحت عصر | کافی‌بریک دوم | چای و قهوه، شیرینی یا کیک، میوه یا آجیل |
| پایان | (اختیاری) | پذیرایی ساده یا شام برای سخنرانان |
برای جزئیات کافی‌بریک، سرویس کافی‌بریک را ببینید.
ناهار بوفه یا جعبه‌ای؟
| معیار | ناهار بوفه | ناهار جعبه‌ای (باکس) |
|---|---|---|
| سرعت توزیع | کندتر (صف) | سریع |
| تنوع و انتخاب | بیشتر | کمتر |
| نیاز به فضا و میز | زیاد | کم |
| ظاهر | مجلسی‌تر | ساده‌تر |
| مناسب | همایش با استراحت طولانی‌تر و سالن مناسب | همایش با استراحت کوتاه یا فضای محدود |
یک همایش فرضی: ۳۰۰ نفر، یک روز، دانشگاه
فرض کنید همایشی علمی یک‌روزه با ۳۰۰ شرکت‌کننده در سالن یک دانشگاه برگزار می‌شود. استراحت صبح ۱۰:۳۰ تا ۱۰:۵۰، ناهار ۱۳:۰۰ تا ۱۳:۴۵، استراحت عصر ۱۵:۳۰ تا ۱۵:۴۵. لابی بزرگ است ولی میز و صندلی ندارد؛ برق محدود. یک برنامه منطقی:
- پذیرش ۸:۰۰ تا ۸:۴۵: دو ایستگاه چای و قهوه کنار میز ثبت‌نام، با کیک.
- کافی‌بریک صبح: چهار ایستگاه در چهار گوشه لابی، چیده‌شده از ساعت ۱۰:۱۵؛ چای و قهوه، مینی ساندویچ و کیک، میوه.
- ناهار: به‌خاطر نبود میز و استراحت کوتاه، ناهار جعبه‌ای؛ ۲۷۰ جعبه چلو جوجه و ۳۰ جعبه پاستای سبزیجات گیاهی با برچسب، هرکدام با سالاد و دوغ و قاشق و چنگال. توزیع از سه میز، تحویل‌شده ساعت ۱۲:۳۰.
- ناهار سخنرانان: ۱۵ نفر در اتاق جداگانه با سرو سر میز.
- کافی‌بریک عصر: دو ایستگاه، چای و قهوه و شیرینی.
- جمع‌آوری: سطل‌ها در کنار هر ایستگاه، و دو نفر برای جمع‌آوری مداوم.
این سناریو فرضی است؛ ولی نشان می‌دهد چطور سه محدودیت این صفحه در یک برنامه عملی کنار هم حل می‌شوند.
هماهنگی با برگزارکننده
پذیرایی همایش بدون هماهنگی نزدیک با برگزارکننده کار نمی‌کند. پیش از روز همایش، این‌ها را مشخص کنید:
- رابط روز همایش. کسی از تیم برگزاری که بتواند تغییرات برنامه را لحظه‌به‌لحظه به تیم پذیرایی بگوید.
- برنامه دقیق زمانی و احتمال جابه‌جایی.
- محل دقیق ایستگاه‌ها با نقشه یا عکس فضا.
- تعداد مهمانان ویژه و محل پذیرایی‌شان.
- ساعت ورود تیم پذیرایی و مسیر حمل تجهیزات (پارکینگ، آسانسور، ورودی سرویس).
- کارت یا مجوز ورود برای تیم، اگر محل همایش کنترل امنیتی دارد.
همایش چندروزه
در همایش دو یا سه‌روزه، تکرار منو از روز دوم شکایت می‌آورد. منو را برای هر روز متفاوت بچینید: مثلاً روز اول جوجه، روز دوم خورش، روز سوم پلوی مجلسی؛ و کافی‌بریک‌ها را هم متنوع. در همایش‌های چندروزه، گرفتن بازخورد کوتاه از شرکت‌کنندگان در پایان روز اول هم کمک می‌کند.
نکته‌ای درباره قهوه
در همایش‌ها، قهوه از چای پرمصرف‌تر از آنچه فکر می‌کنید است؛ مخصوصاً در کافی‌بریک صبح و عصر. اگر فقط چای در نظر گرفته‌اید، احتمالاً صف کوتاه و صدای اعتراض بلند خواهید داشت. هر دو را حساب کنید.
تعداد نیرو
| تعداد شرکت‌کننده | نیروی تقریبی در استراحت‌ها |
|---|---|
| تا ۱۰۰ نفر | ۲ تا ۳ نفر |
| ۱۰۰ تا ۳۰۰ نفر | ۴ تا ۶ نفر |
| ۳۰۰ تا ۶۰۰ نفر | ۶ تا ۱۰ نفر |
این اعداد به تعداد ایستگاه‌ها، نوع ناهار (بوفه نیروی بیشتری از جعبه‌ای می‌خواهد) و پذیرایی مهمانان ویژه بستگی دارد. برای جزئیات، نیروی پذیرایی مجالس را ببینید.
اشتباه‌های رایج در پذیرایی همایش
چیدن پذیرایی بعد از شروع استراحت. مهمانان بیرون می‌آیند و هنوز میزها خالی است.
یک ایستگاه برای همه. صف طولانی و استراحتی که در صف می‌گذرد.
ناهار بوفه با استراحت ۳۰ دقیقه‌ای. نیمی از مهمانان هنوز در صف‌اند که سخنرانی بعدی شروع می‌شود.
فراموش کردن آب. در سالن‌های همایش، آب در طول جلسات هم لازم است؛ بطری آب روی میزها یا ایستگاه آب در دسترس.
نادیده گرفتن پسماند. لیوان‌ها و ظرف‌هایی که روی صندلی‌های سالن رها شده، تصویر همایش را خراب می‌کند.
همایش، وبینار ترکیبی، و رویدادهای کوچک‌تر
همه رویدادهای کاری همایش بزرگ نیستند. کارگاه‌های آموزشی ۳۰ نفره، جلسات رونمایی محصول، رویدادهای شبکه‌سازی عصرگاهی و نشست‌های تخصصی، همه به پذیرایی نیاز دارند، ولی در مقیاس کوچک‌تر. برای کارگاه‌های یک‌روزه، معمولاً یک کافی‌بریک صبح، ناهار جعبه‌ای و یک کافی‌بریک عصر کافی است. برای رویدادهای شبکه‌سازی عصرگاهی که مهمانان ایستاده صحبت می‌کنند، فینگرفود و نوشیدنی بهترین انتخاب است؛ فینگرفود مجلسی را ببینید. برای رویدادهای منظم شرکتی، کترینگ شرکتی را ببینید.
سؤالات متداول
کترینگ همایش را چقدر زودتر هماهنگ کنیم؟
برای همایش‌های بزرگ، دو تا چند هفته زودتر. تعداد نهایی را معمولاً چند روز پیش از همایش اعلام می‌کنید.
پذیرایی را در محل همایش می‌چینید؟
بله؛ چیدمان ایستگاه‌ها، سرو در استراحت‌ها و جمع‌آوری، بسته به سطح خدمت انجام می‌شود.
برای همایش چندروزه هم خدمات دارید؟
بله؛ برای همایش‌های چندروزه، منو را طوری می‌چینیم که در روزهای مختلف تکرار نشود.
هزینه پذیرایی همایش چقدر است؟
بر اساس تعداد شرکت‌کنندگان، تعداد نوبت‌های پذیرایی (کافی‌بریک و ناهار)، منو و نیرو محاسبه می‌شود. برای نرخ ناهار، قیمت ناهار شرکتی را ببینید.
برای شرکت‌کنندگانی که رژیم خاص دارند چه کنیم؟
در فرم ثبت‌نام همایش، یک سؤال درباره محدودیت غذایی (گیاه‌خواری، حساسیت، رژیم) بگذارید. این ساده‌ترین راه برای دانستن تعداد دقیق است. تعداد را چند روز پیش از همایش به ما بدهید تا ناهار و کافی‌بریک مناسب آماده شود و با برچسب جدا شود.
پذیرایی همایش را با برچسب یا لوگوی برگزارکننده هم می‌شود هماهنگ کرد؟
بسیاری از برگزارکنندگان می‌خواهند پذیرایی همایش با هویت بصری رویداد هماهنگ باشد؛ مثلاً برچسب‌های منو با لوگو، رنگ رومیزی هماهنگ با رنگ رویداد، یا جعبه‌های ناهار با برچسب نام همایش. این کارها معمولاً شدنی است، ولی باید زودتر هماهنگ شود تا برچسب‌ها و اقلام چاپی آماده باشند. فایل لوگو و رنگ‌ها را همراه برنامه همایش بفرستید تا ببینیم کدام موارد در زمان باقی‌مانده عملی است.
قدم بعد
تاریخ، تعداد شرکت‌کنندگان، برنامه زمانی همایش (ساعت استراحت‌ها) و امکانات محل را بفرستید تا برنامه پذیرایی پیشنهاد شود.
ثبت سفارش و مشاوره
نظرات (۰)
نظر یا تجربه‌تان را با خواننده‌های مجله به‌اشتراک بگذارید.
هنوز نظری ثبت نشده است. اولین نفر باشید.